Bolja evidencija radnog vremena u 6 koraka

Sistemi za evidenciju radnog vremena postaju sve zastupljeniji na tržištu, i to sa razlogom. Veoma su praktični i efektivni. Prednosti implementacije jednog ovakvog softvera su brojne, pa ne čudi da sve veći broj poslodavaca odlučuje da podigne produktivnost na viši nivo kroz jedan ovakav sistem.

Posebno danas, kada ogroman broj poslovanja prelazi na rad od kuće usled globalne pandemije, softver za evidenciju radnog vremena sve više dobija na značaju. Bez njega biste teško uspeli da ispratite ko efektivno koristi svoje vreme kod kuće i obavlja zadatke, a ko se “razvlači”, pije kafu po sat vremena ili gleda Netflix.

Ipak, softver sam po sebi ne može da Vam poboljša poslovanje ukoliko ne preduzmete potrebne korake i ne potrudite se da ga implementirate na pravi način.

U nastavku teksta proći ćemo kroz korake koje možete da preduzmete kako biste izvukli maksimum iz Vašeg novog softvera za evidenciju radnog vremena.

Jasno objasnite zaposlenima prednosti uvođenja softvera

Ukoliko se ne sporazumete sa svojim zaposlenima na pravi način i ne pronađete zajednički jezik, imaćete problema u okviru organizacije oko upotrebe programa. Važno je da budete transparentni i prezentujete im zbog čega ste doneli odluku koju ste doneli.

Stavite se na njihovo mesto i razmislite “šta oni dobijaju implementacijom ovog softvera”? Iznesite sve prednosti koje će uticati konkretno na njihovo radno angažovanje. Recimo, neće morati više da brinu da li im je plata obračunata na pravi način, ili da li će dobiti više posla nego što mogu kvalitetno da urade, ili da li će se prepoznati njihovo zalaganje koje će ih dovesti do dugo očekivanog unapređenja… Ako prepoznaju pozitivne efekte na njihovo radno angažovanje postaće i sami zainteresovani za uvođenje softvera, pa će i rezultati biti bolji.

Kreirajte plan

Utvrdite jasan plan. Što detaljnije to bolje. Neka svi budu upoznati sa planom i sa načinom funkcionisanja softvera. Organizacija je ovde jako važna. Ukoliko nemate plan pre uvođenja softvera samo ćete tumarati u mraku.

Kao i prednosti, jasno izložite zaposlenima plan. Neka svi budu upoznati sa svim pojedinostima. Pitajte ih za mišljenje. Možda dobijete neki koristan predlog, a Vaši zaposleni će se svakako osećati bolje jer se i njihovo mišljenje ceni.

Držite se plana

Nakon što ste izneli sve prednosti uvođenja softvera i kreirali plan za isti, vreme je da ga sprovedete u delo. Ponašajte se upravo onako kako ste rekli da ćete se ponašati. U suprotnom, prva dva koraka gube svoju svrhu, a sistem za evidenciju radnog vremena neće davati željene rezultate.

Kada vidite da se neko od zaposlenih posebno ističe i trudi nagradite ga. Takođe, ukoliko primetite da neko ne može da postigne sve radne zadatke, olakšajte mu i bolje rasporedite posao. Neka se osete benefiti uvođenja softvera i u praksi.

Ako primetite da je potrebna promena u načinu vođenja evidencije, komunicirajte sa zaposlenima, nemojte samo promeniti sistem na svoju ruku. Takođe, ako neko nije dovoljno produktivan, uvek je bolje da porazgovarate i vidite u čemu je problem nego da odmah uvodite kaznene mere.

Neka svi učestvuju u programu

Kako bi sistem za evidenciju radnog vremena pravilno funkcionisao, morate u njega uključiti sve zaposlene. Počev od članova obezbeđenja i domara pa sve do direktora i menadžera. To je jedino ispravno, i niko se neće osećati diskriminisano.

Na ovaj način će se svi osećati kao deo tima, koji radi na ostvarenju postavljenih ciljeva zajedničkim snagama. Pored toga, jedino tako ćete imati potpuni uvid u produktivnost i posvećenost Vaših zaposlenih radnim zadacima i kompaniji. Selektivnim praćenjem radnih sati dobijate samo delimične rezultate.

Odredite osobu nadležnu za vođenje softvera

Uvek mora postojati neko nadležan da upravlja. Ukoliko su svi nadležni, svako za sebe, kao da niko nije nadležan.

Iz tih razloga, najbolja praksa je da odredite samo jednu osobu koja će voditi celokupan proces evidencije radnog vremena. Organizacija je ključna za bilo koji uspeh, pa je to slučaj i ovde.

Redovno analizirajte dobijene podatke

Na kraju ostaje još samo da se dobijeni podaci redovno analiziraju, kako bi se sistem dalje adaptirao i napredovao. U suprotnom, kao i da nemate softver za evidenciju radnog vremena.

Implementirajte ovih nekoliko koraka u svoje poslovanje i osetićete napredak. Lakše ćete koordinisati zaposlenima i poslom, postavljati ciljeve i biti uspešniji.